Le bulletin de paie dématérialisé
Le bulletin de paie dématérialisé (ou bulletin électronique)
Depuis le 13 mai 2009 – date de promulgation au Journal Officiel de la loi « de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures » (article 26) - les employeurs peuvent remettre des bulletins de paie électroniques à leurs salariés, après avoir obtenu leur accord. Les données devront être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie.
Le bulletin dématérialisé c'est quoi ?
Lors de chaque versement de rémunération, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié un bulletin de paie, que ce soit en main propre ou par voie postale, mais jusqu'à présent il se présentait toujours sous forme papier. Depuis peu vous disposez d'une nouvelle possibilité : la remise du bulletin de paie sous forme dématérialisée sur un support électronique.
Ce bulletin de paie électronique est identique à un bulletin classique, sa seule particularité est d’être sous forme électronique.
Le bulletin de paie dématérialisé a-t-il une valeur juridique ?
A partir du moment où l’employeur fait figurer sur le bulletin dématérialisé les mentions obligatoires imposées par les articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du Code du travail, l’écrit reçoit toute sa valeur juridique.
Il faut cependant relever que ces articles sont assez lourds et complexes à mettre en oeuvre, ce qui rendra le recours aux bulletins de paie électroniques modéré.
L'accord du salarié est-il obligatoire ?
Oui. L’article L.3243-2 du Code du travail précise que l’accord du salarié est une condition indispensable à la mise en oeuvre du bulletin de paie dématérialisé.
La remise d'un bulletin de paie sous une forme dématérialisée est possible à condition que l'employeur recueille l'accord individuel de chacun des salariés concernés.
Il est donc probable de voir apparaître une nouvelle clause dans les contrats de travail autorisant cette pratique.
Notons cependant qu'il est tout à fait possible de n'avoir recours à la dématerialisation que pour une partie du personnel, ceux qui ne souhaitent pas avoir recours à ce nouveau format, pourront le refuser et continuer de recevoir leur bulletin sous forme papier.
Quelles sont les obligations de l’employeur dans la mise en place des bulletins dématérialisés ?
L'employeur se doit de garantir l'intégrité des données contenues dans le bulletin de paie remis sous forme dématérialisée (art L3243-2 et L3243-4). Autrement dit, le bulletin doit être infalsifiable. Pour ce faire, le bulletin de paie doit être remis dans des conditions qui empêchent toute modification ultérieure du contenu.
Il s'agit là de la principale difficulté pour les entreprises. Afin de respecter cette condition, l'employeur est obligé de se doter de matériels et de logiciels informatiques suffisamment sécurisés, et par conséquent de faire appel à des sous-traitants spécialisés dans les systèmes de signature électronique, d’horodatage ou de « coffre-fort électronique ».
L'obligation pour l'employeur de conserver les bulletins de paies au mois cinq ans, comme c'était le cas avec les bulletins de paie sous forme papier, est aussi valable pour le bulletin de paie dématérialisé.
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